Publié le 13/03/2024

Comment captiver lorsque l’on anime une réunion ?

Animer une formation se révèle être tout un art. L’opération ne se résume pas à faire un monologue, à être intéressant ou à bouger son corps dans tous les sens pour transmettre un message. Elle demande du temps, du travail, de la préparation et de l’expérience. D’autant que l’animation est devenue un défi au regard de la régression de la capacité de concentration. Alors comment captiver lorsqu’on anime une formation ?

photo de personnes assisent écoutant un intervenant il s'agit d'une réunion

La préparation

illustration d'un fouet de cuisine avec un bol

Captiver l’attention en formation requiert de la préparation. Définissez vos accomplissements de la journée au regard des besoins des participants. Cette première étape vous focalise déjà sur le cœur de la formation. Elle garantit la cohérence du contenu avec vos objectifs.

Attirer l’attention signifie choisir un format de formation adapté aux circonstances. Vous avez une alternative entre la  formation à distance, dans le cadre du télétravail et celle en présentiel.

 

La préparation s’applique aussi aux documents de support qui vous permettront de :

  • clarifier vos idées ;
  • compléter vos messages.

 

Terminez la phase préparatoire sur les dernières vérifications : revu des équipements, confirmation de la réservation de la salle…

 

N’oubliez pas de définir au préalable le déroulé pédagogique, il se présente comme un document structuré qui liste de manière détaillée les points à discuter, les objectifs à atteindre et les activités prévues durant la formation. Il sert de guide pour organiser le déroulement de la formation, en précisant l'heure de début, la durée estimée pour chaque sujet abordé, ainsi que les noms des intervenants responsables de chaque point.

Le programme de formation est lui aussi essentiel pour assurer l'efficacité et la productivité de la formation, car il permet à tous les participants de se préparer à l'avance, de savoir à quoi s'attendre et de rester concentrés sur les sujets importants. Il favorise également le respect du temps imparti et aide à éviter les digressions inutiles.

L’environnement

illustration de l'environnement de travail

Animer une formation passe par un travail de votre environnement. Démarrez sur le choix d’une salle et privilégiez un emplacement aéré et éclairé. Equipez la pièce des outils audiovisuels indispensables, d’une grande table et de chaises. En plus d’occuper l’espace, le matériel réconforte les participants tout en facilitant les interactions physiques.

 

Aménagez un cadre propice à la concentration. Pour ce faire, floutez votre fond d’écran avant votre présentation, car un arrière-plan peut réduire la capacité de concentration de l’audience. Préférez les slides sur un fond clair uni et inscrivez vos messages en noir sur un fond blanc.

 

Travaillez votre communication verbale et votre communication non verbale. Prêtez attention à votre vocabulaire et vos expressions. Adoptez le ton approprié. Restez calme, soignez votre posture et sachez articuler.

La technique

illustration representant la technique avec une roue

Capter l’attention en formation c’est sélectionner la bonne technique. Différentes approches vous permettent de dynamiser l’assemblée :

 

 

Le brainstorming prône le partage d’idées collectives dans le but d’aborder et de résoudre une diversité de problèmes complexes.

Classique, mais efficace, le tour de table consiste à passer la parole à tour de rôle à chaque apprenant.

Le jeu regagne l’attention, mais il n’est pas compatible à tous les types de formation.

Le Pecha Kucha (bavardage en japonais) présente une idée en seulement 7 minutes.

Le PowerPoint demeure la méthode d’illustration par excellence de la parole.

La durée

illustration d'une horloge

Le choix de la durée conditionne la capacité d’écoute de votre auditoire. La limitation du temps est propre à chaque phase de la formation. Un présentation en présentiel peut s’étaler en une heure, tandis qu’une présentation en visioconférence ne peut dépasser 30 à 45 minutes. La diversité des distractions explique cet écart. En effet, une formation connectée à distance expose les participants à divers éléments perturbateurs.

 

Pour rappel, le cerveau humain possède la capacité de se concentrer sur une période de 20 à 45 minutes, la durée varie en fonction de plusieurs critères comme l’âge, la fatigue, l’intérêt qu’on y porte… Si la formation venait à durer plus longtemps ou que vous sentez un relâchement concernant l’attention de votre auditoire, n’hésitez pas à faire une pause de 5 minutes pour que tout le monde puisse prendre l’air ou encore boire un café. Cette courte interruption peut revitaliser l'énergie du groupe ainsi que favoriser la digestion des informations présentées, dans le but de repartir de plus belle par la suite.

 

Afin de maintenir l’attention, segmentez les temps de formation en plusieurs séquences, plusieurs exercices espacés de quelques minutes à quelques jours. Abordez en premier lieu les sujets importants et continuez sur les points habituels. La segmentation facilite leur rétention d’informations.

L’interaction

échange entre des personnes communication, parler

L’interaction est la clé de la concentration. Il faut interagir pour gagner l’engagement de votre audience. Le partage démontre votre intérêt vis-à-vis de leurs idées et de leurs questions. Il enrichit d’autant plus la discussion. Les participants prennent conscience de leur place au sein de la formation. Votre objectif est de garantir une écoute active.

 

Par ailleurs, créer des interactions signifie :

  • réaliser une synthèse partielle (reformuler les idées) ;
  • réguler les interventions (gérer les temps de parole) ;
  • remercier chaque intervention (valoriser les contributions).

 

L’animateur se place au centre des débats. Il veille au temps de parole et s’assure de la participation de tout le monde.

Le contenu

illustration d'une page écrite avec un crayon

Le fond occupe une place toute aussi importante que la forme pour permettre aux participants de rester attentifs. Un contenu captivant est l’assurance du succès de l’opération. Pour y parvenir vous avez accès à d’innombrables ressources / outils pédagogiques, qui vous permettront de mener à bien votre formation.

 

La structuration est votre mot d’ordre. Hiérarchisez les informations selon un ordre de priorité et ayez de la suite dans vos idées.

Ponctuez votre message d’un peu d’humour : une petite anecdote amusante ou une blague simple et courte.

L’enthousiasme est également de mise. Adoptez le bon ton et réalisez les bons gestes pour illustrer vos propos. Ne lésinez pas sur les exemples concrets et tirez avantage du storytelling (le fait de raconter une histoire pour convaincre).

L’élocution

personne qui parle

L'élocution joue un rôle primordial dans la capacité à captiver l'attention lors d'une formation. Une articulation claire, un rythme maîtrisé et une intonation variée peuvent transformer un discours ordinaire en une présentation captivante.

 

En effet, la manière dont nous exprimons nos idées peut renforcer leur impact et faciliter la compréhension de notre message. Une bonne élocution aide à maintenir l'intérêt des auditeurs, en évitant la monotonie et en soulignant les points clés. De plus, elle reflète la confiance et le professionnalisme, éléments essentiels pour engager son audience. Maîtriser l'art de l'élocution est donc essentiel pour quiconque souhaite influencer efficacement son auditoire et rendre ses formations non seulement productives, mais également mémorables.

 

Autre élément important, prenez le temps… Marquez des pauses à la fin de vos phrases pour souligner les éléments que vous souhaitez mettre en valeur. Vos mots auront plus d’impacts auprès de votre public. De plus, marquer des temps d’arrêts montre une assurance ainsi qu’une forte conviction dans les propos que vous tenez, vous êtes expert dans votre domaine, souvenez-vous en !

Qu’est-ce qu’ « être un animateur » ?

Etre un animateur revient à s’approprier une foule de qualités : diplomatie, sympathie, flexibilité, écoute active, leadership, exemplarité…

 

Le fin orateur déborde d’énergie et transmet sa bonne humeur à son groupe. Il écoute ses interlocuteurs, mais demeure ferme quand il le faut. Il sait inspirer la confiance. Il reste calme en toute circonstance et essaye par tous les moyens de ne pas se précipiter dans un contexte d’urgence, de crise ou d’imprévus. L’animateur n’éprouve aucune difficulté à s’exprimer. Il se montre sincère et ouvert d’esprit.

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