Vous cherchez une solution d’externalisation RH ?
Déléguez la conduite d’entretiens à des professionnels en gestion de carrière.

Les entretiens obligatoires sont l'entretien professionnel et l'entretien d'évaluation. En fonction de la taille de votre entreprise, d'autres entretiens peuvent s’ajouter à cette liste, comme l'entretien de seconde partie de carrière pour les entreprises de plus de 50 salariés.

L'entretien d'évaluation est obligatoire au moins une fois par an pour les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) et pour les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) d'au moins un an. Cet entretien doit porter sur l'activité du salarié, ses résultats et ses perspectives d'évolution.

Réponse courte :

Oui.

Réponse longue :

L’entretien professionnel a été instauré dans certaines branches d’activité par la loi du 5 mars 2014 avant d’être généralisé à toutes les entreprises, quelque soit l’effectif ou le secteur d’activité, par la loi Avenir du 5 septembre 2018.

Centré sur les perspectives d’évolution des salariés en termes de qualifications et d’emploi, l’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel (aussi appelé “entretien d’évaluation”, “entretien d’objectifs”, “entretien de performance”, etc.), axé sur l’évaluation du travail du salarié et des objectifs à atteindre.

L’entretien professionnel et l’entretien annuel ont des temporalités distinctes : tous les deux ans pour le premier, tous les ans pour le second. Ils doivent être organisés sur des temps d’échanges différents et donner lieu à des comptes rendus distincts.

L’entretien professionnel est moment d’échange formel consacré aux perspectives d’évolution des collaborateurs en termes de qualifications et d’emploi. Acte clé de management, il a pour objet d’identifier les besoins d’accompagnement et de formation des salariés de votre entreprise.

En donnant à vos collaborateurs l’opportunité de sortir du quotidien et de se positionner en tant qu’acteurs de leur carrière, l’entretien professionnel est un outil au service de la Qualité de Vie a Travail (QVT) dans votre entreprise.

On a lu les petites lignes des textes de loi et sélectionné celles qui vous intéressent en particulier :

• L’entretien professionnel doit être organisé sur le temps de travail, pour tous les salariés (contrats pros et apprentis y compris) quelque soit leur contrat et leur ancienneté ;
• Vous devez informer le salarié de son existence, de ses modalités pratiques et de ses objectifs au moment de l’embauche ;
• L’entretien professionnel est, en principe, organisé tous les deux ans ;
• Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif doit être établi pour s’assurer que le salarié a suivi au moins une action de formation et / ou obtenu tout ou partie d’une certification et / ou progressé sur le plan salarial ou professionnel ;
• Au retour d’une période d’absence ou de réduction d’activité, un entretien professionnel doit être organisé pour échanger sur les conditions de reprise.

Ces conditions sont valables pour toutes les entreprises, sauf disposition spécifique de type accord d’entreprise ou accord de branche.

L’entretien professionnel obligatoire se déroule généralement en 3 temps :

Temps 1 : le parcours professionnel du salarié

On aborde ici les questions relatives aux acquis de l'expérience actuelle et passée. On fait le point sur les actions de formation suivies, les diplômes et les certifications obtenues, ainsi que sur les difficultés rencontrées en cours du parcours.

Temps 2 : les axes de développement de l’entreprise et les souhaits d’évolution du salarié

Le salarié est accompagné dans la formulation de perspectives d’évolution professionnelle (mobilité interne, création de poste, reconversion, etc.) en lien avec la stratégie de l’entreprise, l’évolution des compétences requises sur son poste de travail et ses intérêts personnels.

Temps 3 : les conditions de mise en oeuvre du projet professionnel

Avant de conclure, on valide un plan d’action pour accompagner le salarié dans la réalisation de son projet. Ce plan d’action fait état des moyens mobilisables en interne (formation, mobilité, VAE) et en externe (CPF, CEP, aides publiques) pour sa mise en oeuvre et son financement.

Vous pouvez décider de ne rien faire, mais vous prenez des risques :

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, un abondement correctif de 3000 € doit être versé sur le Compte Professionnel de Formation (CPF) des salariés qui n'ont pas bénéficié des entretiens professionnels et d'une action de formation non obligatoire.

Et pour les autres ? Le code du travail ne prévoit pas de sanctions pour les entreprises de moins de 50 salariés, mais cela ne veut pas dire que vous ne risquez rien en tant que gérant de TPE / PME : un salarié peut demander des dommages et intérêts en cas de préjudice démontré.

ous avez 3 options.

💪 Option 1 : vous prenez le sujet à bras le corps

Mais vous n’avez pas le temps. Compliqué de vous ajouter une charge qui demande de passer entre 1 et 2 heures en tête à tête avec chaque salarié, sans compter le temps de préparation, de gestion et de rédaction des comptes rendus. Non, clairement, vous n’avez pas le temps de gérer ça.

👉 Option 2 : vous le déléguez

… Manager les équipes, c’est le rôle du manager après tout ? Le problème, c’est que la mise en place des entretiens professionnels ne ressemble en rien aux missions qu’il (elle) a l’habitude de gérer.

Cette action fait généralement l’objet d’une action de formation préalable, type Prestation de Conseil en Ressources Humaines (PCRH). Elle risque de vous peser à vous, aussi, en termes de charge administrative, et de détourner votre collaborateur de sa mission principale. Sans oublier que vos salariés sont sous pression et que cette “petite” tâche supplémentaire sera peut-être la goutte d’eau qui fera déborder le vase.

👏Option 3 - vous l’externalisez

C’est la solution qu’on vous propose ici. Et à notre (humble) avis, c’est aussi la plus simple et pas forcément la plus coûteuse car le temps passé sur le sujet, par vous ou par l’un de vos collaborateurs, est un temps que vous n’investissez pas dans le développement ni la gestion votre activité.

Avoir recours à un prestataire externe, chargé de la conduite des entretiens professionnels dans votre entreprise permet de créer un rendez-vous attendu, 100% positif et déconnecté du business as usual.

Les entretiens professionnels doivent être réalisés par un membre de l'entreprise ou par un prestataire extérieur doté de compétences en gestion de carrière et de connaissances dans le domaine de la formation professionnelle.

Les entretiens d'évaluation sont généralement conduits par le supérieur hiérarchique direct du salarié, mais peuvent aussi être délégués à un prestataire extérieur. L’externalisation des entretiens d’évaluation est de plus en plus courante car elle permet de bénéficier d'un regard extérieur et impartial sur la performance des collaborateurs.

Tout entretien obligatoire fait l’objet d’un compte rendu détaillé transmis au collaborateur pour validation, signature et archivage dans son dossier personnel.

Les entretiens obligatoires peuvent faire l’objet d’un plan d’action, pouvant inclure la préconisation d’actions de formation en lien avec des objectifs professionnels et votre stratégie d‘entreprise.

Le cas échéant, l’organisation des actions de formation et l’atteinte des objectifs fixés, en termes de performance ou de compétences, fait l’objet d’un suivi personnalisé assuré par nos soins.

Réponse courte :

Non.

Réponse longue :

Aucun OPCO, OF ou prestataire PCRH ne peut financer de solution d’externalisation de vos entretiens professionnels obligatoires.

En revanche, nous serons ravis de briefer nos partenaires PCRH / Qualiopi quant à vos besoins d’accompagnement ou de formation et de vous expliquer la magie des OPCO, qui peuvent financer de (très) nombreuses prestations sous réserve de fonds disponibles.

Si vous faites le choix d’internaliser la conduite d’entretiens, les coûts de formation sont éligibles à des aides que nous vous aiderons à mobiliser.