Entre la complexité des démarches légales et la préparation du programme pédagogique, le formateur croule sous le travail. En raison des contraintes temporelles, il doit se hâter à peaufiner ses programmes dans les meilleurs délais. Sans une bonne préparation, l’organisation d’une session de formation semble une bataille perdue d’avance. Le collectif formagora vous propose son appui. Notre équipe vous propose de vous alléger de ce poids administratif. Nous nous occuperons à votre place des démarches administratives et légales relatives à votre formation professionnelle.

Les avantages de la délégation administrative de votre formation professionnelle

Libérer les formateurs des contraintes administratives, voilà l’avantage principal de la délégation.

 

Gagner en productivité

 

Faire de économies

 

Se débarrasser des complexités juridiques

 

Esquiver les paperasseries administratives

Les services d’un prestataire dans le domaine de la formation

L’intervention d’un prestataire concernant l’ensemble des procédures organisationnelles constitue un réel plus. L’expertise de formagora est mise au service de votre entreprise et représente un avantage concurrentiel indéniable. Nous possédons en main tous les outils nécessaires au suivi de l’évolution des procédures, via notre certification QUALIOPI.

Ainsi, nous assurons la gestion opérationnelle des sessions de formation, une mission difficile faisant appel à de multiples connaissances. Il comprendra ainsi l’évolution des responsabilités administrative de votre formation.

Déléguer la gestion administrative de la formation revient à profiter de prestations optimisées et d’une grande souplesse dans l’organisation des pics d’activité.

 

Gagner en productivité

La sous-traitance de la gestion administrative des actions de formation est un levier de productivité. La gouvernance administrative d’une action de formation est chronophage.

 

Confier la mission à un prestataire externe vous décharge donc d’un poids considérable. La délégation libère votre temps et vous permet de vous focaliser sur votre domaine de compétence : la formation professionnelle.

 

Déléguer la gestion administrative de la formation professionnelle vous recentre sur vos démarches commerciales. Elle vous incite à entreprendre de nouveaux projets de développement de votre activité. Elle vous invite à retrouver le plaisir d’organiser les sessions de formation et de programmer les parcours pédagogiques de vos clients.

 

La délégation vous évite ainsi :

  • Les pertes de temps et les nuits blanches consacrées aux paperasses administratives ;
  • L’expertise des procédures et contraintes de chaque OPCO (Opérateur de Compétences) sur les différents dispositifs de prise en charge mobilisables, gestion des dossiers sur les plateformes ;
  • Les relances à répétitions sur les impayés ;
  • Le suivi fastidieux des obligations financières, des impôts et des taxes.

 

formagora s’occupera à votre place :

  • de la mise à disposition de logiciels dans l’optique d’une digitalisation de la gestion administrative de la formation professionnelle;
  • de l’établissement des factures pour un meilleur recouvrement ;
  • de la dématérialisation des documents administratifs des sessions de formation.

 

La délégation vous amène à vous focaliser sur vos tâches essentielles pour la prospérité de votre activité.

 

Faire des économies

L’optimisation budgétaire est un avantage indissociable à la délégation de la gestion administrative des sessions de formation. Dans une logique de maîtrise des coûts, la sous-traitance semble un choix judicieux. Elle transforme les frais internes fixes en coûts flexibles dédiés à une prestation rentable.

 

La connaissance du budget à allouer vous offre une maîtrise du budget et un meilleur contrôle du flux d’activité. D’ailleurs, les prestataires externes se transforment souvent en partenaires de longue date.

Se débarrasser des complexités juridiques

Les procédures juridiques semblent à priori complexes. Pourtant, chaque session de formation engage un flux de travail administratif colossal : analyse des besoins, programme de formation, convention de formation, validation des pré-requis, évaluations participant de pré-formation et post-formation, évaluations financeur et commanditaire, convocation, facturation, feuille de présence, attestation de fin de formation et d’assiduité, certificat de réalisation, …)  Face à ces charges administratives, le formateur ne peut se concentrer pleinement sur son cœur de métier, d’où la nécessité de la délégation de ces tâches.

Elle facilite ainsi le contrôle budgétaire, rationalise l’allocation des ressources et facilite les démarches juridiques de la formation professionnelle.

Esquiver les paperasseries administratives

Nombreux sont les documents obligatoires dans la gestion de la formation professionnelle.

 

Avant la formation, le formateur doit fournir :

  • L’analyse des besoins ;
  • Le parcours ou programme de formationreprenant les objectifs de formation, les compétences visées, les outils, méthodes et modalités pédagogiques, …
  • La validation des pré-requis pour valider l’entrée en formation
  • Le déroulé ou progression pédagogique ;
  • La fiche validation expertise métier et pédagogique si nouveau formateur ;
  • Le livret d’accueil pour les participants ;
  • Le devis de formation ;
  • Le contrat de formationou la convention de formation professionnelle ;
  • Le test de positionnement ou évaluation de pré-formation avant l’entrée en formation ;
  • Le contrat de sous-traitance formation ou ordre de mission (dans le cas d’un formateur externe) ;
  • Le règlement intérieur de la formation;
  • La convocation à la formation pour les participants.

 

Tout au long de la formation, le formateur s’assure de :

  • L’émargement des participants et du formateur à chaque session ;
  • La validation des acquis de chaque module avant de passer au module suivant via des quizz ou questionnaires ;
  • Bien respecter son déroulé ou progression pédagogique

 

En fin de formation, le formateur doit encore gérer :

  • Les feuilles de présence signées ;
  • L’évaluation des participants sur la formation, satisfaction à chaud ou l’enquête de satisfaction ;
  • L’évaluation de la formation par le commanditaire ;
  • L’attestation de fin de formation ;
  • Le certificat de réalisation;
  • La facture ;
  • La fiche d’amélioration continue ou de réclamations avec traitement si besoin ;
  • L’évaluation des participants sur la formation, satisfaction à froid ou l’enquête de satisfaction à froid à faire compléter entre 2 à 3 mois après la fin de formation ;
  • L’évaluation des participants sur leurs compétences acquises en fin de formation ;
  • L’évaluation de la formation par le formateur ou l’équipe pédagogique ;
  • L’évaluation de la formation par le financeur ;
  • L’attestation d’assiduité ;
  • Le support de formation ou ressources pédagogiques remis aux apprenants ;
  • La synthèse globale de la formation avec la mise à jour des indicateurs de résultats ;
  • La synthèse globale de la formation.

 

Notre équipe se chargera à votre place de la préparation administrative de ces documents.

Pourquoi les formateurs font appel aux services de Formagora ?

Gain de temps et gain d’expertise, nul doute que notre intervention vous sera d’une grande utilité.

Bénéficier de la gestion administrative de votre formation

Notre service de gestion administratif a été pensé dans le but de vous décharger de toutes les parties administratives de la formation. Notre objectif est de vous recentrer vers votre activité principale : la transmission de vos compétences. Ainsi, nous nous chargeons de la relation avec vos clients, du début jusqu’à la fin du la formation.

Solliciter notre expertise administrative signifie profiter d’un gain de temps. Choisir notre prestation est aussi l’assurance de remplir en bonne et due forme les étapes administratives de votre formation.

Règlementer votre activité de formation

Les obligations administratives des organismes de formation renvoient notamment aux obligations légales de l’activité de formation. Souvent, ils doivent remplir, suivant les demandes des OPCO, les parcours de formation tels que le protocole individuel de formation ou PIF. Ce contrat détaille les modalités de la formation.

Le formateur valide et archive également les preuves de la réalisation de la formation. Les documents attestent de la conformité des profils des stagiaires aux conditions de formation.

Il s’acquitte aussi de l’attestation de compétences, mettant en lumière les compétences nouvellement acquises après la formation. Notre équipe supervisera l’ensemble de ces obligations.

 

Choisir une prestation certifiée Qualiopi

La loi impose la certification qualité Qualiopi à tous les organismes de formation depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de fonds mutualisés. Son obtention est coûteuse, prend du temps et engendre une série de procédures administratives :

  • analyse de la demande ;
  • formalisation de l’engagement ;
  • revue de la demande ;
  • audit initial ;
  • audit de surveillance ;
  • audit de renouvellement.

La certification Qualiopi rajoute une charge administrative supplémentaire à vos obligations. Nous nous assurerons de cette partie, alors confiez-nous la gestion administrative de vos sessions de formation.

 

formagora : le partenaire de proximité des entreprises pour leur plan de développement des compétences

formagora, au plus près des entreprises clientes

En tant qu’employeur, responsable formation ou RH, vous êtes à la recherche de nouvelles compétences ou vous êtes en quête d’un parcours ou d’un programme de formation pour vos salariés. Entre la préparation de la formation et l’organisation du programme avec le formateur, votre emploi du temps se trouve charger.

Nous vous fournirons l’intégralité des documents nécessaires à la prise en charge de votre dossier formation. Nous vous orientons vers le meilleur dispositif à mobiliser auprès de votre OPCO (Opérateurs de Compétences).

Qu’est-ce que la gestion administrative de la formation professionnelle ?

La gestion administrative occupe une place prépondérante dans la formation professionnelle, mais en quoi consiste-t-elle ?

 

Une prestation de délégation de la partie administrative à une entreprise externe

La gestion externalisée de l’administratif des formations est une prestation. Elle consiste à confier de manière partielle ou totale, la fonction administrative entre les mains d’un cabinet externe spécialisé. Un contrat (généralement une durée annuelle ou une durée pluriannuelle) matérialise le service. La clause lie ainsi les 2 entités qui deviennent partenaires dans un système gagnant/gagnant.

 

La délégation de la gestion administrative des dossiers de formation est également connue sous le nom d’outsourcing. La prestation soulève plusieurs bénéfices. Elle fait gagner du temps aux formateurs et aux organismes de formation. Elle vous épargne les contraintes administratives liées à l’organisation d’une session de formation.

L’administratif des sessions de formation n’a rien d’une partie de plaisir. La tâche demande des compétences administratives complexes, pourtant étrangères à la majorité des formateurs. La gestion de la partie administrative de la formation professionnelle peut heureusement être déléguée entre les mains d’un expert spécialisé.

 

L’expert s’engage à se conformer au cahier des charges de l’organisme de formation.