Publié le 23/12/2022

Le statut de formateur indépendant ou de statut d’organisme de formation s’accompagne de plusieurs obligations. Le formateur et l’organisme de formation se soumettent à plusieurs formalités administratives : BPF, NDA… Compte tenu de la complexité des procédures, l’Etat a mis sur pied une application fiable et pratique : l’application Mon activité formation. Elle dématérialise les démarches. Elle centralise également l’ensemble des procédures relatives à la réglementation de votre activité de formation. Elle facilite aussi la déclaration d’activité des formateurs indépendants, une étape importante dans l’exercice de la fonction. Qu’est-ce que la déclaration d’activité du formateur indépendant ? Voici ce qu’il faut retenir sur cette formalité.

 

 

photo déclaration d'activité

L’obligation de déclaration d’activité des formateurs indépendants

 

logo ministère travailLa formation professionnelle est une activité réglementée. La prestation implique une déclaration dans les 3 mois à compter de la première convention ou de la signature du premier contrat de formation professionnelle.

Le code du travail impose cette démarche d’enregistrement. Déclarer son activité de formateur est un acte réglementaire, selon l’article 4 de la loi N°2018-771 du 5 Septembre 2018 relative à la liberté de choisir son avenir professionnel.

 

Depuis le 1er janvier 2019, cette loi décrit les actions au service du développement des compétences et les dispositions liées à la formation professionnelle. En vertu de cette même loi, les personnes physiques et les personnes morales dispensant des actions qui concourent au développement des compétences indiquées dans l’article L.6313-1 du Code du travail appartiennent à la catégorie des prestataires de formation. Ils sont alors dans l’obligation légale de déclarer leur activité auprès de la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

 

 

L’obligation de déclaration, pour qui ?

 

L’obligation de déclaration est la première démarche vers une exonération de TVA de l’activité de formation professionnelle. L’opération concerne une poignée d’individus.

 

Les personnes concernées par l’obligation

 

L’obligation de déclaration concerne les formateurs et les organismes proposant des prestations de formation professionnelle. Sont incluses les personnes qui fournissent des actions au service du développement des compétences, en l’occurrence :

  • les actions de formation ;
  • les actions de formation par apprentissage ;
  • les bilans de compétences ;
  • les actions aboutissant à la validation des acquis de l’expérience.

Le dépôt de la déclaration d’activité s’opère dans les 3 mois suivant la conclusion du premier contrat de formation. L’opération débouche sur l’appropriation d’un numéro d’enregistrement. Il figurera sur les contrats de formation professionnelle, les bons de commandes, les factures et tous les autres documents à caractère officiel du formateur.

 

 

Les personnes exclues de l’obligation de déclaration

 

Quelques prestataires échappent à cette obligation. Les personnes qui proposent des formations à destination des particuliers, dans le cadre de leurs activités de loisirs sont exclues de l’obligation de déclaration d’activité. Il en est de même pour les entreprises qui proposent des formations professionnelles en interne pour leur personnel qui mobilisent leurs propres moyens.

Sont également exclues les prestations fournies dans une formation initiale, c’est-à-dire, les enseignements scolaires et secondaires ainsi que les formations supérieures et universitaires.

 

 

Comment déclarer votre activité de formateur indépendant ?

 

La déclaration de l’activité de formation obéit à une suite de démarches spécifiques, mais lesquelles ?

 

Les pièces à fournir pour la déclaration d’activité

 

Pour déclarer son organisme de formation, respectez certaines conditions et rassemblez votre dossier composé de :

  • une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
  • le bulletin N°3 du casier judiciaire du dirigeant (pour une personne morale) ou du déclarant (pour une personne physique) ;
  • un exemplaire d’un des documents suivants : une convention de formation professionnelle, un bon de commande, une facture pour la prestation de formation du premier contrat de formation professionnelle ou du contrat d’apprentissage.

En fonction de votre région, votre administration peut demander :

  • le bulletin de déclaration d’activité, c’est-à-dire, le Cerfa N°10782*04 ;
  • un KBIS de moins de 3 mois ;
  • un certificat d’inscription à l’INSEE ;
  • la liste et les CV des formateurs ;
  • un extrait du casier judiciaire du responsable en charge de l’organisme de formation ;
  • le CV et la lettre de motivation du premier stagiaire ;
  • le programme qui constitue la première action de formation : les objectifs de la formation, les cibles de la formation, les conditions pour suivre la formation, le contenu de la formation, les modalités de contrôle des connaissances, les modalités de la formation, les moyens d’organisation…

L’administration peut même exiger un justificatif de la première prestation de formation. Les pièces justificatives des compétences du formateur et la pertinence de ses compétences par rapport à la formation seront aussi requises.

En l’absence d’élément, l’administration vous accorde 15 jours supplémentaires pour compléter votre dossier de déclaration.

 

 

Les méthodes de déclaration d’activité du formateur

 

Effectuer sa déclaration d’activité de formateur indépendant vous heurte à une alternative entre : suivre la voie électronique ou la voie postale.

D’une part, l’envoi de la déclaration par courrier implique le remplissage d’un formulaire (le bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation) et son envoi au service régional du contrôle de la DREETS.

D’autre part, la télédéclaration se passe sur l’application « Mon activité formation ». Lors de votre première connexion :

  • créez votre compte Mon activité formation à l’aide de votre numéro SIRET et de votre adresse électronique ;
  • patientez jusqu’à la réception d’un email d’activation de compte ;
  • accédez au service « Mon activité formation » ;
  • faites votre déclaration d’activité.

L’obtention d’un numéro d’enregistrement ne constitue en rien un agrément de l’organisme de formation et de l’activité de formation. Il s’agit seulement d’une formalité.

Que faire après la déclaration ?

Vous disposez de 30 jours pour effectuer la modification de la déclaration ou signaler la cessation de votre activité.

Dès la réception du dossier, l’administration instruit la demande. Elle a alors 30 jours pour s’assurer du respect des conditions. L’absence de message de sa part vaut validation de la demande et une déclaration enregistrée. Sinon, l’incompatibilité d’un document ou la nécessité d’un élément vous sera notifiée.

Après enregistrement de la déclaration, le demandeur figure dans la liste publique des organismes de formation. La liste peut être consultée à tout moment en ligne. Elle renferme les informations indispensables et relatives au formateur : raison sociale, description des activités, nombre de salariés, effectifs, personnes formées…

 

 

Le refus et l’annulation de la déclaration

 

Il n’est pas rare d’essuyer un refus de l’administration, mais pour quels motifs ?

 

Les motifs du refus de déclaration

 

Le refus d’enregistrement peut faire suite à une incompatibilité entre les prestations réalisées et les actions de formation professionnelle prévues par la loi. Il peut aussi être le résultat d’un dossier incomplet.

Le formateur peut faire face à un refus en cas de non-respect des dispositions prévues sur la réalisation des formations : mentions obligatoires dans les conventions de formation, attestation de fin de formation, absence d’un programme de formation précis…

La condamnation pour un crime ou un délit contraire aux fonctions d’enseignements, de direction ou de gestion d’un organisme de formation peut aussi être la cause d’un refus d’enregistrement. Le coupable peut avoir été condamné pour manquement à l’honneur ou soumis à une interdiction ou une sanction pénale en rapport avec son activité de formation.

 

 

L’annulation de l’enregistrement

 

La non-réalisation d’une action de formation dans l’année précédente provoque l’annulation de l’enregistrement. La déclaration d’activité devient alors caduque. Dans ce cas, vous devez démarrer de nouvelles procédures de déclaration.

Par ailleurs, le préfet de région peut trancher en faveur d’une annulation d’enregistrement de la déclaration s’il constate un manquement à la réglementation. Le non-respect des exigences législatives engendre aussi la déqualification de l’activité de formation.

 

 

Le bilan pédagogique et financier ou BPF

illustration ordinateur

 

 

Au même titre que la déclaration d’activité, le bilan pédagogique et financier est une démarche incontournable du formateur indépendant.

Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

 

Après la déclaration d’activité arrive l’établissement d’un Bilan Pédagogique et Financier (BPF). L’opération est une obligation annuelle et concerne les formateurs indépendants et les organismes de formation.

Le BPF est un document retraçant les activités de l’organisme de formation durant l’année précédente. Il est expédié auprès de la DREETS tous les 30 avril, selon le code du travail. Le manquement à cette obligation entraîne des sanctions pécuniaires. Le responsable s’expose à une amende d’environ 4500 euros doublée d’une interdiction temporaire, voire définitive, d’exercer son activité de formation.

 

Comment transmettre le bilan pédagogique et financier ?

 

Le BPF correspond au formulaire Cerfa N°10443. Il remonte toutes les données indispensables en lien avec votre activité de formation professionnelle. Son envoi est donc capital.

L’obligation s’applique à l’activité de formation réalisée à titre principal, à titre accessoire et à titre individuel.

L’application Mon activité formation se veut pratique, et facilite les démarches administratives des formateurs. Elle vous permet ainsi d’envoyer votre BPF tous les ans tout en assurant la mise à jour des renseignements de votre organisme de formation.

Néanmoins, vous pouvez envoyer votre BPF par courrier à l’annuaire des Services Régionaux de Contrôle ou SRC.

Par ailleurs, l’absence de BPF annule la validité de la déclaration d’activité. Dans ce cas, le formateur se verra retirer son droit d’organiser des formations.

Découvrez quel est le code APE (ou NAF) de votre activité de formateur.

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