Savoir s’organiser

Les travailleurs, aussi assidus soient-ils, n’échappent pas aux difficultés de l’organisation s’ils se confrontent à une masse de travail importante. La gestion du temps est pourtant indissociable à la productivité, que ce soit pour un travail à domicile ou dans un bureau. Redoublez de performances en suivant les conseils et les idées compilés dans cet article.

Diviser les activités en blocs de tâches

La planification est l’élément clé de la performance. Une journée productive démarre par l’élaboration d’un emploi du temps dans votre agenda. Pour bien s’organiser, répartissez votre charge de travail en plusieurs blocs. Puis, réalisez les activités selon leur niveau de difficulté, en partant du plus difficile aux plus simples.

L’humain déborde d’énergie le matin, le moment de la journée propice à la réalisation des tâches laborieuses. C’est également la meilleure période pour s’adonner à la réflexion, aux analyses ou aux modifications de vos projets. Profitez de la matinée pour étudier, remettre en question, évoluer ou réévaluer vos idées. Néanmoins, rien n’empêche les noctambules de réfléchir sur leurs projets et de monter leur plan d’action en soirée.

Hiérarchiser les tâches

La hiérarchisation des actions signifie faire la distinction entre l’urgent et l’important. Il faut rationnaliser donc vos missions et prioriser celles qui vous garantissent un excellent retour sur investissement par rapport au temps consacré.

Cette approche rappelle la matrice d’Eisenhower. La technique arrange les missions suivant un code de priorité. Le code 1 désigne les tâches prioritaires, urgentes et importantes à réaliser sans être interrompu.

Les deuxièmes tâches sont importantes, mais non urgentes. Les troisièmes tâches sont non importantes, mais urgentes. Les quatrièmes places sont non importantes et non urgentes.

La hiérarchisation des tâches signifie également le traitement prioritaire des urgences, en l’occurrence : les réponses aux e-mails des prospects, la validation d’un contrat…

Optimiser le temps de travail

Une bonne organisation du travail :

• évite de se surcharger;
• réduit le stress et élimine les pensées négatives ;
• identifie l’état d’avancement des tâches ;
• rend multitâches;
• équilibre la vie professionnelle et la vie personnelle ;
• booste la productivité ;
• rappelle les échéances.

Le to do list ou la mise en place d’une liste des tâches est pratique courante. La méthode semble efficace, mais retarde le commencement des activités dans la mesure où elle exige de cocher des cases à longueur de temps.

La meilleure approche reste l’estimation du temps de travail. Calculez le temps nécessaire pour accomplir une mission. Puis, programmez vos journées en fonction, remplissez 80% de votre temps et consacrez les 20% aux évènements imprévisibles et aux pauses.

Recourir aux outils informatiques

Vous avez à votre disposition un panel d’outils modernes pour déléguer les tâches rudimentaires et chronophages. Leur usage libère de précieuses minutes pour se concentrer sur les objectifs importants. Les processus automatisés allègent d’autant plus la charge mentale.

Les premières périodes, c’est-à-dire, la période d’adaptation dépenseront du temps et de l’argent. Néanmoins, l’investissement aboutira assurément à un résultat concluant sur le long terme (gain de temps, productivité, retour sur investissement…).

Aménager un environnement propice à la production

Travailler chez soi ou dans un local professionnel vous confronte à la même problématique : comment aménager l’espace de travail ? Pensez à un système de rangement pratique :

• utiliser des classeurs pour les documents triés ;
• compartimenter la paperasse dans des boîtes de rangement accessibles ;
• ranger les dossiers classés dans un coffret éloigné et mettre en évidence les dossiers importants ;
• surligner les détails importants des longs documents…

Le but est de libérer votre champ de vision et de vous offrir un environnement aéré. Une atmosphère calme assure un état d’esprit sain.

Pour peaufiner le tout, une attention particulière est portée sur l’ornementation. Ponctuez votre bureau de quelques éléments de décoration. Limitez-vous au strict minimum afin de le rendre chaleureux sans l’encombré.

Et surtout ne vous laissez pas perturbé par votre téléphone ! Pour y parvenir rien de mieux que de se mettre en "Ne pas déranger".