Maitriser le logiciel FOCUS EVOLUTION : Gestion des Achats

Gérer les fournisseurs
Gérer les consultations fournisseurs
Gérer, suivre les commandes d’achats
Suivre la réception de la marchandise
Saisir la facture fournisseur
Suivre l’engagement et les dépenses de l’affaire

1ère JOURNEE : 7 heures

INTRODUCTION A LA FORMATION

• Présentation du formateur
• Rappel des objectifs de la formation
• Présentation détaillée du programme
• Recueil des attentes et objectifs précis des participants

GESTION DES ARTICLES REELS

• Définition d’un article réel
• Création d’un article réel
• Utilisation du logiciel pour les zones de saisies : zones en gras / zones grisées / zones sur fonds jaune
• Recherche d’un article réel via la touche ‘’Plus’’
• Modification, duplication et suppression d’un article réel
• Affichage d’un article réel
• Cas d’utilisation d’un article réel
• Blocage/ Déblocage des articles réels
• Edition du répertoire des articles réels
• Edition du détail des articles réels

GESTION DES FOURNISSEURS

• Définition d’un fournisseur
• Création et recherche d’un fournisseur
• Modification d’un fournisseur
• Duplication et suppression d’un fournisseur
• Edition du répertoire des fournisseurs
• Edition du détail des fournisseurs

GESTION DES COMMENTAIRES TYPES

• Création et recherche des commentaires type entête et pied
• Modification, copie et suppression des commentaires type entête et pied
• Création et recherche des commentaires type article
• Modification, copie et suppression des commentaires type article
• Edition des commentaires type entête et pied
  • Edition des commentaires type article

GESTION DES CONSULTATIONS FOURNISSEURS

• Définition d’une consultation fournisseur
• Création et recherche d’une consultation fournisseur
• Modification et suppression d’une consultation fournisseur
• Edition d’une consultation fournisseur.
• Duplication d’une consultation fournisseur
• Création d’une consultation fournisseur à partir d’une commande fournisseur
• Création d’une commande d’achats à partir de la consultation fournisseur
• Edition de la lettre de refus.

GESTION DES COMMANDES D’ACHATS

• Définition d’une commande d’achat
• Création et édition d’une commande d’achats pour un fournisseur
• Recherche d’une commande d’achats
• Modification, suppression d’une commande d’achats
• Duplication d’une commande d’achat
• Insertion d’un commentaire type entête et pied et article
• Affichage d’une commande d’achats
• Edition d’une ou plusieurs commandes d’achats
• Visualisation de la colonne engagement alimentée par la passation de commandes d’achats pour l’affaire
• Edition des achats en attente de livraison
• Edition des relances fournisseurs
• Editions des achats en attente de facturation
• Edition des historiques des commandes avec le prix unitaire
• Edition des historiques des commandes en quantité
• Edition du hit-parade des fournisseurs
• Edition du hit-parade des articles par fournisseurs
• Edition du hit-parade des articles
• Edition de l’échéancier des fournisseurs
• Edition du suivi de retard des réceptions

½ JOURNEE : 3 heures 30

RECEPTION DES COMMANDES FOURNISSEURS

• Réception de la quantité commandée
• Visualisation de la colonne engagement alimentée par la réception fournisseur pour des commandes d’achats passées pour l’affaire

GESTION DES DEMANDES D’ACHATS

• Affichage des demandes d’achats
• Edition des demandes d’achats

GESTION DES FACTURES FOURNISSEURS

• Choix de la gestion ou non de l’analytique section dans la fiche société
• Enregistrement d’une facture fournisseur à partir des commandes d’achats réceptionnées
• Enregistrement d’une facture pour laquelle les frais divers n’ont pas fait l’objet d’une commande d’achat (facture de téléphone par exemple)
• L’enregistrement d’une facture génère une écriture comptable
• Visualisation de la colonne dépenses alimentée suite à l’enregistrement de factures fournisseurs concernant une affaire
• Affichage et édition de la saisie des factures fournisseurs
• Exportation des écritures dans le logiciel de comptabilité associé
• Solde ou désolde en livraison et/ou solde ou désolde en facturation d’une commande d’achats

BILAN DE LA FORMATION

• Retour sur les attentes des participants
• Bilan et conclusion de la formation

BONUS

• Après la formation, dans un délai de 2 mois, les participants ont la possibilité de contacter le formateur pour toutes questions et suivi de formation.

Le formateur utilise une basée de données test pour la formation (qui est transmise au client). L’entité bénéficiaire peut également mettre à disposition du formateur une copie de sa propre base de données clients (pour des soucis de confidentialité, la copie de la base de données du client sera détruite de l’ordinateur du formateur à la fin de la formation).

Une documentation sur le logiciel de gestion à l’affaire Focus Evolution est fournie au client.
Le client peut se reporter à tout moment à l’aide en ligne lors de l’utilisation du logiciel.

L’entité bénéficiaire mettra à disposition du formateur une salle ainsi que des bureaux, un paperboard ou un tableau blanc, un vidéo projecteur, une imprimante.
L’entité bénéficiaire prévoit un ordinateur pour une ou deux personnes avec le progiciel installé, et disposant d’une connexion internet.
Un accès à une base de données de la société bénéficiaire dédiée à la formation.

Le formateur utilise des Google Slides / Powerpoint, vidéos et cas pratiques réels.
Le support de formation sera partagé à l’ensemble des participants.

Modalités d’évaluation :

• Un test d’évaluation des compétences est administré auprès des participants avant l’entrée en formation.
• Une évaluation diagnostique orale est réalisée en début de formation pour recueillir les attentes des participants et vérifier que celles-ci correspondent bien aux objectifs de la formation (permettant d’éviter les mauvaises orientations et ruptures de parcours).
• Des évaluations formatives via des questions orales seront effectuées au cours de la formation.
• En fin de formation, un quizz est réalisé afin de mesurer l'assimilation des connaissances et compétences.

Modalités d’évaluation de la formation :

• A la fin de la formation, une évaluation à chaud de la formation est réalisée par les participants.

Modalités de suivi :

• Une liste des émargements sera remise à l’entité bénéficiaire ainsi qu’un certificat de réalisation.

Validation / Certification

• A l’issue de la formation, les acquis de connaissances seront évalués au regard des objectifs de la formation (QCM, quizz, mise en situation…). Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.
• La formation n’est ni inscrite au RNCP, ni au RS.

• MÉTHODES :
Le formateur utilise les méthodes expositives, interrogatives, démonstratives et actives. Il apporte des apports techniques et pratiques, couplés avec des cas pratiques afin d’intégrer au mieux les nouvelles connaissances et compétences. Aussi, les participants sont invités à participer activement aux études de cas concrets, ateliers de travail, débats et mises en situation. Les cas pratiques, issus de cas réels, sont réalisés aussi bien de façon individuelle et sous-groupe pour stimuler les échanges.
Debriefing individuel et collectif