La gestion administrative de la formation

Qu’est-ce que la gestion administrative de la formation ?

La gestion administrative de la formation

La gestion administrative de la formation désigne un service spécifique d’organisation des actions de formation. Elle est confiée entre les mains d’un prestataire. Celui-ci assure le déploiement du plan de développement des compétences de l’entreprise. Le mandataire s’occupe également de l’ensemble des missions indissociables à la formation professionnelle.

La délégation de la gestion administrative de toutes les formations requiert la rédaction d’un cahier des charges reprenant les conditions de la passation de service. Il comporte une clause de possibilité de réintégration de la gestion de la formation dans votre entreprise.

La solution confère de nombreux avantages : gain de temps, productivité, flexibilité, mais encore faut-il choisir le bon prestataire.

La société de gestion administrative de la formation

La société de gestion administrative de formation consiste en une entreprise spécialisée dans l’organisation et l’administration des formations professionnelles. L’entité endosse plusieurs responsabilités liées à la gestion administrative de la formation, en l’occurrence : l’inscription des participants à la formation, la gestion des ressources, la délivrance des certificats, la planification des cours,

le suivi des progrès de chaque apprenant, le contrôle des processus de professionnalisation de chaque collaborateur…

La société privée de gestion administrative formation propose des solutions clé en main. Ses services s’adressent aux organisations ainsi qu’aux entreprises désireuses de se détacher des parties organisation et administration de leur formation interne.

Les différentes prestations en gestion administrative d’une action de formation

La gestion administrative de formation englobe une diversité de missions :

• la création de dossiers et de documents de formation : contrat de travail, convention, contrat de formation, fiches de présence, attestation d’assiduité, questionnaires d’évaluation, certificat de réalisation ;
• le suivi des inscriptions de chaque stagiaire ;

• la gestion de la sous-traitance ;
• la facturation ;
• le suivi des évaluations ;
• la mise en place des formations sur la plateforme EDOF/KAIROS ;
• la relation avec les Opca et les Opco.

Les prestations en gestion administrative de formation incluent également la supervision de la conformité de la formation aux certifications Qualiopi. Ce service sous-entend le suivi des indicateurs qualité et, si besoin, l’installation de nouveaux process afin de maintenir l’organisme de formation dans une démarche d’amélioration perpétuelle.

Pourquoi déléguer la gestion administrative de la formation à une société spécifique ?

Songer à la délégation de la gestion administrative de la formation revient à profiter des services de consultants experts dans le domaine.

Un gain de temps

La gestion administrative de la formation professionnelle est un poids qui pèse sur les épaules de l’entreprise et du centre de formation. Elle peut devenir une perte de temps et générer des dépenses conséquentes, voire inutile si elle est confiée à la mauvaise personne. C’est pourquoi l’assistance administrative est la solution. En plus d’améliorer la gestion de votre entreprise, la prestation vous permet de profiter d’audits de surveillance Qualiopi en toute quiétude.

Déléguer la gestion administrative de la formation vous épargne de longues heures d’organisation. Vous pouvez ainsi vous occuper des tâches prioritaires.

La conformité des prestations aux obligations légales

La gestion administrative de la formation professionnelle soulève une charge de travail considérable. Son importance, sur le plan administrative, risque d’éloigner les formateurs de leur cœur de métier.

Outre l’organisation complexe, les obligations légales qui découlent de la gestion administrative les détournent de leurs missions premières. De plus, les formateurs se plaignent du manque d’informations concernant les obligations légales de la gestion administrative de la formation, sachant que leur manquement impacte sur le financement de la formation.

C’est pour éviter le débordement, le manque de temps et les problèmes d’organisation que les sociétés de gestion administrative de la formation proposent leur appui. Elles vous permettent de profiter d’un accompagnement personnalisé selon vos besoins.

Dans le cadre du contrôle de la DREETS ou d’un OPCO, la prestation renforce l’application des procédures qualitatives dans votre formation, sachant que ces organismes exigent certains documents obligatoires :

• une convention ;
• un contrat de formation ;
• une attestation de fin de formation ;

• un programme de formation;
• une feuille d’émargement;
• une évaluation des compétences des apprenants…

Ces missions administratives relèvent des tâches des sociétés de gestion administrative de la formation et vous permettront de gagner du temps.

Une économie dans votre budget de formation

La formation professionnelle est une activité qui génère un budget conséquent. Entre la gestion opérationnelle des équipes et l’embauche d’un responsable de la formation, en passant par l’achat du matériel, le projet professionnel de formation réclame une somme astronomique. La délégation de la tâche administrative vous évite heureusement des postes de dépenses. Certes, la prestation implique un coût à part de votre budget de formation. Cependant, elle vous permettra de sortir gagnant à long terme. De plus, la prestation génère moins de dépense.

Une garantie de la qualité du service

Le prestataire est un expert dans son domaine. Il a coutume d’assurer la gestion administrative de la formation professionnelle des organismes de formation et des entreprises : gestion des plans de formation, mise à disposition d’un réseau de formateurs compétents… Son intervention est un gage de qualité et apporte de la sérénité à votre activité de formation.

La société de gestion administrative dispose d’une grande expérience professionnelle. Elle est également à jour dans les nouvelles méthodes de pédagogie. Elle vous promet une prestation de haute qualité.

L’accès à un outil performant

Sur le plan technique, les services d’un professionnel vous donnent accès à l’usage d’un outil performant : l’outil SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines). Il figure parmi les dispositifs de formation modernes. L’outil optimise la gestion administrative de votre formation.

L’outil vous permet de gérer vos activités RH et d’ainsi rehausser votre productivité. Il centralise les données RH de votre entreprise et vous fait gagner du temps.

Il encourage l’autonomie de vos collaborateurs dans leurs parcours de formation continue et dans leur montée en compétences.

La sous-traitance de la gestion administrative de la formation vous donne ainsi un accès illimité au SIRH, un outil essentiel à l’amélioration de votre formation professionnelle.

L’accès à l’expertise d’un groupe de professionnels

Le prestataire mandaté pour la gestion administrative de la formation professionnelle continue profite d’un vaste réseau de formateurs et d’organismes de formation. Le groupe d’individus demeure au fait sur les dernières méthodes pédagogiques et vous fera profiter des innovations technologiques en matière d’ingénierie pédagogique.

Le prestataire prend aussi en charge les relations avec les OPCO, met sur pied des outils de reporting et maintient à jour votre plan de formation afin de l’adapter à vos besoins.