En France, la formation professionnelle est soumise à une réglementation stricte. Toute personne souhaitant exercer en tant que formateur doit se conformer à plusieurs obligations légales encadrées par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
La déclaration d’activité en fait partie. Elle permet d’obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), indispensable pour exercer, facturer et prétendre à certains financements publics.
Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?
Le NDA n’est ni un agrément, ni une certification, ni une reconnaissance de compétence.
C’est un numéro d’enregistrement administratif qui atteste de la légalité de votre activité de formation professionnelle. Il officialise votre statut d’organisme de formation auprès de la DREETS et vous permet de proposer des prestations en toute conformité. Ce numéro doit figurer sur tous vos documents commerciaux et administratifs :
- Communications professionnelles.
- Devis et factures,
- Conventions et contrats de formation,
- Bons de commande,
Qui est concerné par la déclaration d’activité ?
L’obligation concerne toute personne physique ou morale réalisant des actions de formation professionnelle continue au sens du Code du travail (article L6351-1). Cela inclut notamment les actions de formation et de développement des compétences, les bilans de compétences, les validations des acquis de l’expérience (VAE) ainsi que les formations par apprentissage. En revanche, sont exemptés de cette obligation les formateurs proposant uniquement des activités de loisirs et les entreprises qui forment exclusivement leurs salariés en interne.
Pourquoi obtenir un NDA ?
Le NDA confère au formateur :
- une existence légale en tant qu’organisme de formation,
- la possibilité de facturer des prestations de formation,
- l’accès à la certification Qualiopi, indispensable pour que les formations soient finançables par les OPCO et autres organismes publics,
- une crédibilité renforcée auprès des clients et partenaires.
Il représente donc une étape essentielle pour tout professionnel souhaitant développer son activité de formation.
Comment obtenir son NDA ?
Depuis septembre 2021, la procédure est entièrement dématérialisée via le portail officiel mesdemarches.emploi.gouv.fr.
1. Créer sa structure juridique
Avant toute demande, il faut disposer d’un statut juridique (micro-entreprise, société, entreprise individuelle, etc.) et d’un numéro SIREN.
L’obtention du NDA n’est possible qu’après avoir signé une première convention ou un premier contrat de formation avec un client.
2. Constituer son dossier
Le dossier doit comprendre :
- une copie de la convention ou du contrat de formation signé,
- un extrait Kbis ou un avis SIRENE,
- le programme de formation (objectifs, moyens, évaluations),
- le CV du ou des formateurs,
- le casier judiciaire du dirigeant,
- les justificatifs de titres et compétences du formateur.
3. Déclarer en ligne
Le dépôt s’effectue sur la plateforme « Mon Activité Formation ».
L’administration dispose d’un délai d’environ 30 jours pour répondre.
En l’absence de réponse dans ce délai, la demande est considérée comme acceptée. Le formateur reçoit alors un récépissé comportant son numéro de déclaration d’activité.
Les motifs de refus les plus fréquents
Les motifs de refus les plus fréquents concernent principalement la conformité du dossier. La DREETS peut en effet refuser une demande lorsque le dossier est incomplet, lorsque les contrats ou conventions ne comportent pas les mentions obligatoires, lorsque le programme proposé ne correspond pas à une action de formation professionnelle, lorsque le demandeur a fait l’objet d’une condamnation incompatible avec l’exercice de la fonction de formateur, ou encore lorsque les prestations envisagées ne relèvent pas du champ de la formation professionnelle. Dans tous les cas, le préfet notifie les raisons du refus et précise les possibilités de régularisation.
Les obligations après l’obtention du NDA
Une fois obtenu, le numéro de déclaration d’activité s’accompagne de plusieurs obligations légales. Le formateur doit tout d’abord respecter les règles comptables et administratives en vigueur. Cela implique de distinguer clairement ses activités de formation de ses autres activités commerciales, d’établir un règlement intérieur et de tenir une comptabilité précise et séparée.
Chaque année, avant le 30 avril, il est également tenu d’effectuer la déclaration de son Bilan Pédagogique et Financier (BPF) en ligne. Ce document retrace l’ensemble de l’activité de formation réalisée, notamment le nombre de stagiaires formés, le volume d’heures dispensées et l’origine des financements perçus. Le non-dépôt du BPF entraîne automatiquement le retrait du numéro de déclaration d’activité.
Enfin, le formateur doit maintenir une activité effective de formation. Une année complète sans action de formation peut conduire à la radiation du NDA, nécessitant alors le dépôt d’un nouveau dossier pour réactiver l’enregistrement.
L’exonération de TVA
Les organismes de formation peuvent bénéficier d’une exonération de TVA s’ils remplissent certaines conditions :
- chiffre d’affaires inférieur à 34 400 € HT/an,
- ou obtention d’une attestation d’exonération via le formulaire Cerfa n°10219*16, à adresser au Service des Impôts des Entreprises (SIE) compétent.
Cette exonération ne concerne que les activités de formation professionnelle, à condition qu’elles soient distinctes des autres activités éventuellement assujetties à la TVA.
Vers la certification Qualiopi
L’obtention du NDA est le prérequis à la certification Qualiopi.
Cette certification qualité, devenue obligatoire pour tout organisme souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, repose sur 7 critères de conformité définis par la loi “Avenir professionnel”.
Elle vise à garantir la qualité du processus de formation et la satisfaction des bénéficiaires.
Outre son intérêt financier, elle constitue un gage de professionnalisme et de crédibilité pour le formateur.
Et si vous ne souhaitez pas créer votre propre NDA ?
Il est possible d’exercer sans créer d’organisme de formation en passant par une structure de portage Qualiopi.
Cette solution permet :
- de bénéficier d’un NDA et d’une certification déjà existants,
- de facturer légalement vos prestations,
- sans gérer les contraintes administratives, juridiques ou fiscales liées à l’activité de formation.
C’est une alternative idéale pour tester son activité ou démarrer rapidement.
Tout savoir sur le NDA
Comment obtenir mon numéro NDA ?
Pour obtenir votre NDA, vous devez d’abord créer une structure juridique (micro-entreprise, société, etc.) et signer votre première convention ou contrat de formation. Vous disposez ensuite de 3 mois pour déclarer votre activité auprès de la DRIEETS, via le site mesdemarches.emploi.gouv.fr, en joignant les pièces justificatives requises. Le préfet de région vous transmet votre numéro dans un délai de 30 jours.
Qu’est-ce que c’est le NDA ?
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est une preuve administrative confirmant la légalité de l’activité de formation professionnelle. Il atteste que le formateur est autorisé à exercer, renforce sa crédibilité et lui permet de vendre et facturer des formations.
Qui délivre le NDA ?
Le NDA est délivré par la DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Cet organisme est chargé d’examiner la demande et d’attribuer le numéro d’enregistrement après vérification du dossier.