Devenir Référent Outils Collaboratifs Office 365

Comprendre les concepts fondamentaux de la suite collaborative Office 365
Maîtriser les compétences techniques requises pour collaborer efficacement dans OneDrive, Teams et SharePoint
Optimiser son temps avec les outils collaboratifs
Identifier les besoins et les défis des collaborateurs en matière d’outils collaboratifs
Influencer positivement les collaborateurs et favoriser l’utilisation des outils collaboratifs

1ère JOURNÉE : 7 heures

INTRODUCTION DE LA FORMATION

• Présentation du formateur
• Rappel des objectifs de la formation
• Présentation détaillée du programme
• Recueil des attentes et objectifs précis des participants

MICROSOFT ONEDRIVE

• Comprendre et expliquer la place de OneDrive dans l’écosystème Microsoft 365.
• Utiliser OneDrive au quotidien
• Manipuler efficacement l’interface de OneDrive.
• Créer et gérer des documents ou des dossiers.
• Synchroniser des fichiers avec le poste de travail.
• Partage et collaboration
• Initier un partage de fichiers avec d’autres utilisateurs.
• Collaborer simultanément sur un document (co-édition)
• Utiliser l’historique des versions et restaurer des fichiers.
• Utilisation de OneDrive sur appareil mobile
• Télécharger et prendre en main l’application OneDrive sur un appareil mobile.

MICROSOFT TEAMS

• Comprendre les fonctionnalités de Teams au-delà de la visioconférence.
• Créer des équipes et des canaux.
• Utilisation de Teams pour la collaboration
• Improviser un sondage avec Forms pendant une réunion
• Gérer un projet en équipe avec Teams et Planner
• Utiliser Planner pour assigner des tâches aux membres de l’équipe et suivre l’avancement du projet
• Organiser les tâches dans des compartiments
• Écrire des publications, mentions, emojis, etc.
• Organiser et mener des réunions efficacement.

ENGAGEMENT DES COLLABORATEURS

• Découvrir des techniques de motivation et d’encouragement.
• Communication persuasive pour favoriser l’adoption des outils collaboratifs.

2nd JOURNÉE : 7 Heures

APPLICATIONS DE BASE D’OFFICE 365 ET COLLABORATIVITÉ

• Comprendre, naviguer et accéder aux différentes applications.
• Gérer et personnaliser sa messagerie avec Outlook Online
• Navigation dans Outlook Online.
• Configuration de l’affichage de la boîte aux lettres.
• Gérer les messages et les dossiers.
• Gérer son calendrier et ses tâches dans Office 365
• Gérer l’accès et les autorisations depuis OneDrive ou directement dans Outlook

ENGAGEMENT DES COLLABORATEURS

• Appliquer des techniques de motivation et d’encouragement.
• Communiquer pour influencer positivement les collaborateurs.

UTILISATION DES APPLICATIONS MICROSOFT OFFICE ONLINE

• Création de documents en ligne.
• Partage et collaboration en temps réel.
• Utilisation avancée de OneDrive
• Gestion des fichiers dans OneDrive.
• Partage de documents avec des collègues.
• Étude de cas et jeux de rôle pour pratiquer les techniques de motivation et d’encouragement.
• Évaluation des réponses et discussion des meilleures pratiques.
• Définir des grilles d’évaluation et mesurer la montée en compétences

3ème JOURNÉE : 7 Heures

MICROSOFT SHAREPOINT

• Présentation des applications et du « contenu du site »
• Naviguer vers un site SharePoint
• Ouvrir un fichier stocké dans une bibliothèque
• Initier une coédition avec les autres participants
• Créer des affichages personnels dans les bibliothèques et les listes
• Synchroniser une bibliothèque SharePoint sur son ordinateur
• Ouvrir une liste et saisir des éléments
• Utilisation avancée de SharePoint pour la gestion de documents.
• Personnalisation de sites SharePoint et d’équipes.
• Définir le rôle d’animateur d’un site Sharepoint
• Gérer la sécurité
• Approfondissement des techniques de motivation et d’encouragement.
• Exercices avancés de communication persuasive pour influencer positivement les collaborateurs.
• Scénarios de Collaboration SharePoint

PLANIFIER ET ANIMER DES ATELIERS AVEC SES COLLABORATEURS.

• Identifier les besoins des collaborateurs
• Planifier des ateliers
• Définir des objectifs SMART
• Découvrir des techniques d’animation
• Définir des exercices
• Mesurer les compétences
• Contrôle continue et amélioration des pratiques

BILAN DE LA FORMATION

• Retour sur les attentes des participants
• Bilan et conclusion de la formation

BONUS

• Après la formation, dans un délai de 2 mois, les participants ont la possibilité de contacter le formateur pour toutes questions et suivi de formation.

L’entité bénéficiaire mettra à disposition du formateur une salle de formation, un vidéo-projecteur, un paper-board ou tableau blanc.
L’entité bénéficiaire prévoit pour chaque participant un ordinateur avec une connexion internet.
Le formateur utilise des Google Slides / Powerpoint, vidéos et cas pratiques réels.
Le support de formation sera partagé à l’ensemble des participants.

Modalités d’évaluation :

• Un test d’évaluation des compétences est administré auprès des participants avant l’entrée en formation.
• Une évaluation diagnostique orale est réalisée en début de formation pour recueillir les attentes des participants et vérifier que celles-ci correspondent bien aux objectifs de la formation (permettant d’éviter les mauvaises orientations et ruptures de parcours).
• Des évaluations formatives via des questions orales seront effectuées au cours de la formation.
• En fin de formation, un quizz est réalisé afin de mesurer l'assimilation des connaissances et compétences.

Modalités d’évaluation de la formation :

• A la fin de la formation, une évaluation à chaud de la formation est réalisée par les participants.

Modalités de suivi :

• Une liste des émargements sera remise à l’entité bénéficiaire ainsi qu’un certificat de réalisation.

Validation / Certification

• A l’issue de la formation, les acquis de connaissances seront évalués au regard des objectifs de la formation (QCM, quizz, mise en situation…). Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.
• La formation n’est ni inscrite au RNCP, ni au RS.

• MÉTHODES :
Le formateur utilise les méthodes expositives, interrogatives, démonstratives et actives. Il apporte des apports techniques et pratiques, couplés avec des cas pratiques afin d’intégrer au mieux les nouvelles connaissances et compétences. Aussi, les participants sont invités à participer activement aux études de cas concrets, ateliers de travail, débats et mises en situation. Les cas pratiques, issus de cas réels, sont réalisés aussi bien de façon individuelle et sous-groupe pour stimuler les échanges.
Debriefing individuel et collectif