Gestion administrative pour formateurs : gagnez du temps et concentrez-vous sur votre cœur de métier
Entre la complexité des démarches légales et la préparation du programme pédagogique, le formateur indépendant ou l’organisme de formation croule sous le travail. Sous la pression des délais, il doit finaliser ses programmes rapidement. Sans une bonne organisation, la préparation d’une session de formation devient vite une source de stress.
Le collectif Formagora vous accompagne. Nous prenons en charge l’ensemble des démarches administratives et légales liées à vos actions de formation, afin de vous libérer des contraintes et de vous permettre de vous concentrer sur la transmission de vos compétences.
Pourquoi externaliser la gestion administrative de vos formations ?
La délégation de l’administratif en formation, c’est la garantie de :
- Gagner en productivité
- Faire des économies
- Se débarrasser des complexités juridiques
- Éviter les paperasseries administratives
Gagner en productivité grâce à la délégation administrative
La gestion administrative d’une action de formation est chronophage. En la confiant à un prestataire spécialisé, vous vous libérez d’un poids considérable et vous vous recentrez sur votre domaine de compétence : la pédagogie.
Vous pouvez ainsi consacrer votre temps à développer de nouveaux projets, à enrichir vos parcours pédagogiques et à retrouver le plaisir d’organiser vos sessions de formation.
Formagora gère pour vous :
- La dématérialisation de vos documents de formation
- La mise à disposition de logiciels pour digitaliser vos démarches administratives
- L’établissement de vos factures et le suivi du recouvrement
Faire des économies en externalisant vos démarches
Externaliser l’administratif de vos formations vous permet de transformer des frais fixes en coûts variables maîtrisés. Vous optimisez votre budget et gardez une meilleure visibilité sur vos charges.
Se libérer des complexités juridiques en formation
Chaque formation implique un grand nombre de documents obligatoires : convention de formation, feuilles de présence, attestations, certificats, évaluations… Ces formalités sont indispensables mais vous détournent de votre cœur de métier.
Avec Formagora, vous déléguez ces démarches et vous assurez une conformité totale avec les obligations légales et financières.
Esquiver les paperasseries administratives
Nombreux sont les documents obligatoires dans la gestion administrative de la formation professionnelle.
Avant la formation, le formateur doit fournir :
- L’analyse des besoins ;
- Le parcours ou programme de formation reprenant les objectifs de formation, les compétences visées, les outils, méthodes et modalités pédagogiques, …
- La validation des prérequis pour valider l’entrée en formation
- Le déroulé ou progression pédagogique ;
- La fiche validation expertise métier et pédagogique si nouveau formateur ;
- Le livret d’accueil pour les participants ;
- Le devis de formation ;
- Le contrat de formation ou la convention de formation professionnelle ;
- Le test de positionnement ou évaluation de pré-formation avant l’entrée en formation ;
- Le contrat de sous-traitance formation ou ordre de mission (dans le cas d’un formateur externe) ;
- Le règlement intérieur de la formation ;
- La convocation à la formation pour les participants.
Tout au long de la formation, le formateur s’assure de :
- Bien respecter son déroulé ou progression pédagogique
- L’émargement des participants et du formateur à chaque session ;
- La validation des acquis de chaque module avant de passer au module suivant via des quizz ou questionnaires ;
En fin de formation, le formateur doit encore gérer :
- Les feuilles de présence signées ;
- L’évaluation des participants sur la formation, satisfaction à chaud ou l’enquête de satisfaction ;
- L’évaluation de la formation par le commanditaire ;
- L’attestation de fin de formation ;
- Le certificat de réalisation;
- La facture ;
- La fiche d’amélioration continue ou de réclamations avec traitement si besoin ;
- L’évaluation des participants sur la formation, satisfaction à froid ou l’enquête de satisfaction à froid à faire compléter entre 2 à 3 mois après la fin de formation ;
- L’évaluation des participants sur leurs compétences acquises en fin de formation ;
- L’évaluation de la formation par le formateur ou l’équipe pédagogique ;
- L’évaluation de la formation par le financeur ;
- L’attestation d’assiduité ;
- Le support de formation ou ressources pédagogiques remis aux apprenants ;
- La synthèse globale de la formation avec la mise à jour des indicateurs de résultats ;
- La synthèse globale de la formation.
Pourquoi les formateurs font appel aux services de Formagora ?
En choisissant Formagora, vous bénéficiez d’un double avantage :
Gain d’expertise : vous avez l’assurance que chaque étape administrative est gérée dans les règles
Gain de temps : vous vous concentrez sur vos apprenants et vos missions pédagogiques
Certification Qualiopi : simplifiez vos démarches grâce à l’accompagnement Formagora
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour bénéficier des financements publics ou mutualisés. Elle implique : audits, revues de conformité, suivi qualité, renouvellements…
Formagora prend en charge cette partie pour vous permettre de continuer à développer votre activité sans surcharge administrative.
La gestion administrative externalisée : une solution adaptée aux formateurs
La gestion administrative externalisée (ou outsourcing) consiste à confier totalement ou partiellement vos démarches à un prestataire spécialisé.
Avec Formagora, vous déléguez votre gestion administrative à des experts certifiés, vous gagnez du temps et vous sécurisez votre activité de formateur.
Respecter vos obligations légales et réglementer votre activité de formation
En tant que formateur, vous êtes soumis à des obligations légales (OPCO, contrats, attestations de compétences, archivage des preuves de réalisation, etc.). Notre équipe vous aide à respecter ces obligations et à sécuriser vos pratiques.